La Autoridad de Servicios Financieros (“FSA”) desea llamar la atención de todas las Sociedades Comerciales Internacionales (“IBCs”), Fundaciones, Sociedades Comanditarias y Fideicomisos (en adelante denominadas colectivamente “personas jurídicas y arreglos jurídicos”) sobre las nuevas obligaciones relacionadas con la conservación de registros contables introducidas bajo las siguientes nuevas legislaciones (“enmiendas de 2021”) promulgadas el 6 de agosto de 2021.
La Ley de Sociedades Comerciales Internacionales, Ley de Fundaciones, Ley de Sociedades Comanditarias y Ley de Fideicomisos requieren que toda persona jurídica y arreglo jurídico conserve registros contables fiables que sean suficientes para mostrar y explicar las transacciones de la persona jurídica o arreglo jurídico, permitan determinar la situación financiera de la persona jurídica o arreglo jurídico con precisión razonable en cualquier momento y permitan preparar los estados financieros de la persona jurídica o arreglo jurídico. Para tales fines, se considerará que no se conservan los registros contables si no ofrecen una imagen fiel de la situación financiera de la persona jurídica y del arreglo jurídico y explican sus transacciones.
En términos de conservación de registros, toda persona jurídica y arreglo jurídico deberá conservar sus registros contables durante al menos 7 años desde la fecha de finalización de las transacciones u operaciones a las que cada uno se refiere.
Las IBCs ahora están obligadas a asegurar que sus registros contables subyacentes se mantengan en su oficina registrada en Seychelles, incluidos los registros históricos con un retroceso de 7 años anteriores al 31 de diciembre de 2021 (es decir, todos los registros contables desde el 1 de enero de 2015). Estos registros ahora deben enviarse a la oficina registrada en Seychelles antes del plazo del 6 de febrero de 2022.
“Registros contables”, en relación con una persona jurídica o arreglo jurídico, se define como documentos respecto a los activos y pasivos de la persona jurídica o arreglo jurídico, los ingresos y gastos de la persona jurídica y el arreglo jurídico y las ventas, compras y otras transacciones a las que la persona jurídica y el arreglo jurídico es parte. Siguiendo esta definición, implica que los registros contables (incluidos los documentos subyacentes) pueden adoptar muchas formas e incluyen:
- Extractos bancarios
- Recibos
- Facturas
- Comprobantes
- Documentos de título
- Contratos y acuerdos
- Libros mayores
- Cualquier otra documentación que sustente una transacción
Además, y comenzando en 2022 y hacia adelante, también se requerirá lo siguiente:
- Informes semestrales de registros contables a la oficina registrada (sección 175(1A) y (1B) de la Ley de Enmiendas)
- Los registros contables relacionados con transacciones u operaciones en la primera mitad (enero a junio) de un año calendario deben conservarse en Seychelles para julio de ese año.
- Los registros contables relacionados con transacciones u operaciones en la segunda mitad (julio a diciembre) de un año calendario deben conservarse en Seychelles para enero del año siguiente.
- Resumen financiero anual requerido para grandes empresas y empresas no grandes que no son holding (sección 175(1B) de la Ley de Enmiendas)
Una gran empresa (es decir, con una facturación anual superior a aproximadamente USD3,750,000) o una empresa no grande que no es una sociedad holding (es decir, no una empresa que solo posee intereses en otras empresas o activos), está obligada a preparar un resumen financiero anual para conservarlo en su oficina registrada en Seychelles dentro de los 6 meses posteriores al final del ejercicio fiscal de la empresa.
Una persona jurídica o arreglo jurídico que sea cancelada, disuelta o desregistrada deberá asegurar que cualquier registro contable pendiente se deposite en su oficina registrada en Seychelles para enero o julio, después de la fecha en que sea cancelada, disuelta o desregistrada, de acuerdo con las directrices anteriores.
Inspecciones de Cumplimiento
A partir de febrero de 2022, el Registrador espera iniciar sus inspecciones de cumplimiento in situ para asegurar que los registros contables fiables están siendo conservados por personas jurídicas y arreglos jurídicos en Seychelles, y donde se identifique incumplimiento, se aplicarán las sanciones relevantes y el incumplimiento resultará en multas y penalizaciones pesadas que oscilan entre USD2,000 a USD10,000 por infracción.
