L'Autorité des services financiers (« ASF ») souhaite attirer l'attention de toutes les Sociétés de commerce international (« SCI »), Fondations, Sociétés en commandite et Trusts (collectivement désignées dans les présentes comme « personnes morales et arrangements juridiques ») sur les nouvelles obligations relatives à la tenue des registres comptables introduites par les nouvelles législations suivantes (« amendements de 2021 ») promulguées le 6 août 2021.
La Loi sur les sociétés de commerce international, la Loi sur les fondations, la Loi sur les sociétés en commandite et la Loi sur les trusts exigent que chaque personne morale et arrangement juridique tienne des registres comptables fiables suffisants pour montrer et expliquer les transactions de la personne morale ou de l'arrangement juridique, permettre la détermination de la situation financière de la personne morale ou de l'arrangement juridique avec une précision raisonnable à tout moment et permettre l'établissement des états financiers de la personne morale ou de l'arrangement juridique. À cette fin, les registres comptables sont réputés ne pas être tenus s'ils ne donnent pas une image fidèle de la situation financière de la personne morale et de l'arrangement juridique et n'expliquent pas ses transactions.
En ce qui concerne la conservation des documents, chaque personne morale et arrangement juridique doit conserver ses registres comptables pendant au moins 7 ans à compter de la date d'achèvement des transactions ou opérations auxquelles ils se rapportent chacun.
Les SCI sont désormais tenues de veiller à ce que leurs registres comptables sous-jacents soient conservés à leur siège social enregistré aux Seychelles, y compris les documents historiques remontant à 7 ans avant le 31 décembre 2021 (c.-à-d. tous les registres comptables du 1er janvier 2015). Ces documents doivent désormais être envoyés au siège social enregistré aux Seychelles avant l'échéance du 6 février 2022.
« Registres comptables », par rapport à une personne morale ou un arrangement juridique, est défini comme des documents concernant les actifs et passifs de la personne morale ou de l'arrangement juridique, les recettes et dépenses de la personne morale et de l'arrangement juridique ainsi que les ventes, achats et autres transactions auxquelles la personne morale et l'arrangement juridique sont parties. Suite à cette définition, il implique que les registres comptables (y compris les documents sous-jacents) peuvent prendre de nombreuses formes et incluent :
- Relevés bancaires
- Reçus
- Factures
- Vouchers
- Titres de propriété
- Contrats et accords
- Grands livres
- Toute autre documentation sous-tendant une transaction
De plus, à compter de 2022 et pour l'avenir, les éléments suivants seront également requis :
- Déclaration semestrielle des registres comptables au siège social (article 175(1A) et (1B) de la Loi d'amendement)
- Les registres comptables relatifs aux transactions ou opérations du premier semestre (janvier à juin) d'une année civile doivent être conservés aux Seychelles avant juillet de cette année.
- Les registres comptables relatifs aux transactions ou opérations du second semestre (juillet à décembre) d'une année civile doivent être conservés aux Seychelles avant janvier de l'année suivante.
- Résumé financier annuel requis pour les grandes entreprises et les entreprises non grandes non holding (article 175(1B) de la Loi d'amendement)
Une grande entreprise (c.-à-d., avec un chiffre d'affaires annuel supérieur à environ 3 750 000 USD) ou une entreprise non grande qui n'est pas une société holding (c.-à-d., une société qui ne détient que des intérêts dans d'autres sociétés ou actifs), est tenue de préparer un résumé financier annuel à conserver à son siège social enregistré aux Seychelles dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice financier de la société.
Une personne morale ou un arrangement juridique radié, dissous ou radié doit veiller à ce que tout registre comptable en suspens soit déposé à son siège social enregistré aux Seychelles avant janvier ou juillet, suivant la date de sa radiation, dissolution ou radiation, conformément aux directives ci-dessus.
Inspections de conformité
À partir de février 2022, le Registraire prévoit d'initier ses inspections de conformité sur site pour s'assurer que des registres comptables fiables sont tenus par les personnes morales et arrangements juridiques aux Seychelles, et où une non-conformité est identifiée, des sanctions pertinentes seront appliquées et la non-conformité entraînera de lourdes amendes et pénalités variant entre 2 000 USD et 10 000 USD par infraction.
