Actuellement, le Registre des sociétés (« le Registre ») tenu par le Bureau de l'enregistrement des sociétés (« le Bureau ») contient des informations personnelles accessibles à l'inspection du public. Ces informations personnelles incluent, entre autres données, les adresses de résidence habituelle (« URA ») et les numéros d'identification complets (« IDN ») des administrateurs de sociétés, des secrétaires d'entreprise et d'autres personnes (telles que les liquidateurs et les liquidateurs provisoires). Des informations personnelles similaires sont également contenues dans les registres tenus par les sociétés qui sont également ouverts à l'inspection du public.
Suite à l'achèvement de l'examen par le législateur des sept avis de mise en vigueur et de la législation subsidiaire introduits par le Gouvernement de la Région administrative spéciale de Hong Kong, le nouveau régime d'inspection sera mis en œuvre selon les phases suivantes, la première étant mise en œuvre le 23 août 2021.
Phase 1
À partir du 23 août 2021, les sociétés peuvent remplacer les URA des administrateurs par leurs adresses de correspondance, et remplacer les IDN complets des administrateurs et des secrétaires d'entreprise par leurs IDN partiels sur leurs propres registres destinés à l'inspection du public ;
Phase 2
À partir du 24 octobre 2022, les informations protégées figurant dans le Registre des directeurs du Registre seront remplacées par des adresses de correspondance et des IDN partiels pour l'inspection du public. Les informations protégées contenues dans les documents déposés pour enregistrement après le début de cette phase ne seront pas fournies à l'inspection du public. Les « personnes désignées » peuvent demander au Bureau l'accès aux informations protégées des administrateurs et d'autres personnes ;
Phase 3
À partir du 27 décembre 2023, les personnes concernées peuvent demander au Bureau de protéger contre l'inspection du public leurs informations protégées contenues dans les documents enregistrés auprès du Bureau (« informations retenues »), et remplacer ces informations par leurs adresses de correspondance et leurs IDN partiels. Les « personnes désignées » peuvent demander au Bureau l'accès aux informations retenues des administrateurs et d'autres personnes.
Le nouveau régime d'inspection est conçu pour renforcer la protection de la vie privée en ce qui concerne les données personnelles de divers dirigeants de sociétés. Bien que les secrétaires d'entreprise aient déjà été autorisés à fournir leurs adresses de correspondance au lieu des URA pour l'inspection du public en vertu de l'ordonnance sur les sociétés depuis 2014, la signification du nouveau régime d'inspection réside principalement dans le retrait de l'accès public sans restriction aux URA et aux IDN complets des dirigeants de sociétés individuels contenus dans le Registre des sociétés, offrant ainsi une protection accrue aux données personnelles sensibles.
Nous vous tiendrons informés et fournirons de nouvelles mises à jour sur le nouveau régime d'inspection.
